管理交流

摘要：本文闡述了項目綜合管理系統基礎數據在費用變更、完工（階段）結算、分包成本控制、物資管控、完工結算報表中的應用和成效，詮釋了系統基礎數據如何釋放基層員工勞動生產力、提高工作效率，為企業降本增效和助力高質量發展提供借鑒和參考。

關鍵詞：管理系統 基礎數據  應用  成效

1引言

針對建筑企業施工項目點多、面廣、戰線長、人員流動性強、項目建設周期長、利潤低等生產經營難點痛點問題，工程建設行業數字技術與傳統技術不斷加速深化融合，項目綜合管理系統應運而生、百花爭鳴。目前大多數項目綜合管理系統自身不帶有基礎數據庫，所有數據都是建立在施工合同簽訂后再錄入施工全壽命周期過程中產生的進度管理、質量管理、安全管理、設備物資管理、成本管理、財務稅務管理等數據基礎上形成的，再通過互聯互通、共享共建、數據集中、項目集成形成企業項目群數據湖，雖然能為決策層定戰略、作決策、防風險提供信息數據支持，但為項目基層員工減負甚微，基層管理工作效率仍然不高，主要是由于系統基礎數據缺失，數據抓取、引用、篩選及分析功能不夠完善，導致系統在基層管理工作中發揮不出作用，難以釋放基層勞動生產力，真正達到高效、高質、低成本的完成項目管控工作目的。本文詳細介紹了項目綜合管理系統管理界面、系統基礎數據起源、組成、獲取方式及其重要性，論述了費用變更、進度款結算、成本控制、物資管控、完工結算報表在擁有基礎數據的綜合管理系統的應用和成效，為施工企業建立項目綜合管理系統提供借鑒和參考。

2系統基礎數據

2.1基礎數據起源

什么是項目綜合管理系統的基礎數據？首先要溯源，要弄清楚項目綜合管理系統是建立在什么基礎之上？在這基礎之上又有些什么？眾所周知，項目管理系統是建立在工程項目之上，在這基礎之上就是施工合同，施工合同之前就是招投標，投標之前就要編制投標文件，編制投標文件的依據就是招標文件，編制招標文件的依據就是相關規范、標準、定額、市場價、信息價及法律法規等等。簡單的說，組成系統基礎數據庫的就是編制招標文件的相關依據。

2.2基礎數據庫組成

基礎數據主要包括計價依據、法律法規及技術標準、規范、規程等。這里主要闡述計價依據構成，包含概預算定額及補充規定、信息價、市場價及地方相關補充規定或說明。法律規范技術標準包括國家標準、行業標準、地方標準、企業標準，規范包含工程勘察、規劃、設計、施工等技術規范以及操作、工藝、管理規程。法律法規主要是指與建筑行業密切相關的《合同法》《建筑法》《招投標法》《民法典》《安全生產法》等，下文主要闡述計價依據的應用。

2.3基礎數據獲取方式

基礎數據的應當具有權威性、準確性、完整性、可編輯性，項目綜合管理系統基礎數據內容多、涉及面廣等僅施工概預算定額就成千上萬種，技術規程規范等也不勝枚舉，可想數據之龐大，其獲取方式無非有3種，第一種是由企業組織自身力量，將計價依據、技術規范規程等按部就班手動寫入，缺點就是工作量大、耗時長、勞動力投入大，錄入完畢后還要審核數據的準確性，會影響企業正常的生產經營且還不能完全保證數據的正確性，其優點是省錢。第二種是購買，一般情況購買比較難，因為涉及到企業的核心機密，基礎數據是企業核心競爭力，除非該企業面臨經營困難或者其它特殊原因，否則企業不愿意出售源代碼，就算可以買到付出的代價也非常大的。第三種就是向相關企業租借源數據，承租企業一般根據月流量或者按年收費，這樣才能快速有效建立起企業自身基礎數據庫，企業需根據自身主責主業租借自己需要的基礎數據，沒必要大包大攬全部租賃，從而節省成本減少開支，第三種方式也是比較通用和適用方式，其優點就是建立速度快、數據準確、服務有保障、不用自身去維護和更新。

2.4系統中核心基礎數據來源

目前大多數項目綜合管理系統都能囊括招投標文件、協議書、會議紀要等基本合同文件，由于建筑工程的多樣性、一次性特征造成了基本合同文件唯一性、獨立性，因此基本合同文件不屬于系統基礎數據，是后期錄入的項目管理系統數據。合同文件組成最重要的是商務文件，因為關系項目盈虧，關系到企業的生存和發展，已標價的工程量清單是商務文件的重要組成部分，單價分析表是生成工程量清單的必要條件，單價分析表的核心數據來源于相關概預算定額等計價依據。同理，合同技術文件關系著項目施工可行性和合理性，關系著項目建設的成敗，其核心數據來源于標準、規范、規程。

3基礎數據在系統報表中的應用和成效

目前市面上大多數的項目綜合管理系統數據庫不夠完善，沒有基礎數據庫支持，不完全具備單價變更、費用變更、材料調差、結算編制功能，從而不能實現業主進度結算、材料調差、完工結算、審計報表自動生成功能，仍需要人工計算、分析、調整、合并報表，處于半信息化、半智能化狀態，基礎數據庫就能解決以上問題，下面主要對計價依據類基礎數據在系統報表中的應用及成效論述如下：

4.1在工程價款變更中的應用和成效

（1）費用變更。如果企業建立起了基礎數據那么就跟我們招投標時編制概預算文件一樣，所有的報表都是根據自身需要設置報表格式由系統自動生成，只要有數據庫支持需要任何樣式、任何格式報表都能生成，如：原合同工程量清單中無C30梁板混凝土單價，就涉及到單價變更，變更程序大家都知道“合同中有類似于變更工程的價格，可以參照此價格確定變更價格”，如果項目綜合管理系統帶有此類基礎數據，就可直接在系統中編制變更單價，然后打印出來按合同約定報送監理、業主審核批準，再將已批復的單價錄入系統，系統將與送審單價做對比分析，幫助操作人員核對，如果無誤直接確認錄入系統后臺，如果不一致按照批復單價對系統單價進行修正（這里不贅述原因），最終以業主批復單價錄入至系統合同變更項，系統自動歸類匯總，同理，合同外新增費用也是如此操作，大幅節省了基層人員工作時間，還有利于提高完工結算效率和成果的準確性。

（2）人工費價差的調整。隨著人口紅利逐漸消散和人民生活水平的不斷提高，建筑勞務市場價格有了大幅上漲，由于預算定額更新未能與經濟發展相匹配，造成定額預算人工費與市場勞務價相差甚大，不能適應市場發展的需要，政府就相應出臺人工費調整文件。人工費調整按照“量價分離”原則先確定調整價格，再確定調整數量。地方政府發布的人工費調整文件中的確定價格與定額人工費之差，即為調整價格。工程量的確認一般按照工程慣例就是投標文件中商務標中的人工數量，人工數量就是計算單價分析表中人工數量的總和，以往都要安排專業的經營人員進行統計，需要耗費大量時間和精力。如果綜合管理系統帶有基礎數據可以直接點擊統計匯總人才機，人工消耗數量統計就能一鍵完成，大幅提高了工作效率，節約勞動成本，也便于監理、業主審核確認。

4.2在工程進度款上報、送審及支付中的應用和成效

每月上報工程進度款時，不再用EXCEL編輯報表，累計完成工程量也不用再一次計算和核對，直接用在系統錄入已完工程量，利用系統強大的計算功能和報表系統，根據自身需要自動生成進度款報表（包含上述第5.1條的合同變更及合同增加項），打印輸出后按要求報送監理、業主審核。這里需要重點說明，不要用業主最終批復的報表數據去替換送審進度款報表數據，應在此報表基礎上擴展一項“業主批復金額”，一般情況下施工單位想盡早收回資金，上報進度款報表會較實際完成情況偏大（一種是實際已完成但驗工加價高達不到支付要求，二是審核時間較長，施工單位想把審核期間將要完成的工程量提前上報），由于站位不同，業主也不想提前支付，在審核進度款會嚴格執行合同條款，有的甚至會有意核減。通過兩張報表的對比分析并結合實際情況，項目管理層對未完施工一目了然，為企業高層“兩金”壓降工作決策和部署提供真實、準確的數據支持，有效預防項目粉飾數據，及時采取有效措施防止“兩金”過高。

4.3在分包成本控制中的應用和成效

基于基礎數據庫的建立和完善，系統才能生成完整、準確的報表系統，有利于企業成本控制，防止發生分包商“三超”行為、材料核銷數據不準確、項目部隱瞞虧損和粉飾經營數據，有利于企業管理層掌握各項目真實成本和生產經營情況，為企業決策層定戰略、作決策、防風險和管理層謀經營、強管理、抓落實提供指導和服務。通過系統管控分包結算，分包商結算、材料領用、調撥均由系統生成，由于系統報表設計、分包招標清單設置及基礎數據錄入時就考慮了業主結算報表與分包結算報表的并行統一，系統分包商結算清單與業主工程量清單的一一對應，分包結算報表生成后，系統將自動對比分析，并提供預警功能。如：分包結算工程量是否與業主結算相匹配，如果不能同步，系統將會預警提示，除非有合同外簽證（一是業主尚未批復，但分包商已完工；二是分包合同外新增，業主無需支付該部分費用，需要項目部自費承擔），此種情況分包結算報表會將其列入分包合同外新增費用輔注說明依據，可以看出系統預警功能，嚴格執行“以收定支”，防止項目部分包結算發生超結、超付行為。

4.4在物資管控中的應用和成效

具有基礎數據庫的系統跟招投標預算軟件一樣具有數據篩分、統計、分析功能并生成相應統計報表或圖形，管理者一目了然。將基層人員從材料采購計劃、進出庫管理、材料核銷、材料調差等重復、繁瑣的統計、計算工作中解放出來，大幅提高了工作效率和數據的準確性。

（1）采購計劃管控。由經營管理人員按照下月施工計劃錄入至進度報表系統，根據操作人員設置或勾選系統將自動提取主要材料用量，由此產生材料月采購計劃數量和金額，年度計劃采購數量和金額同理可得。計劃報表與實際報表對比分析就可以看出采購計劃是否準確，從而判定施工計劃的準確性，由此分析項目進度偏離產生的原因及時糾偏。

（2）進出庫管理。主要材料匯總報表中可擴展進庫、出庫、庫存項，由物資管理人員根據實際進出庫數據錄入，系統進行自動分析和核對，從而保證項目進出庫數據一致。在此報表基礎上為每個分包商建立材料報表，與項目總報表相輔相成，數據相互融通，從而嚴格控制和掌握分包商材料使用情況，也能幫助分包商發現和解決材料非正常損耗的問題，對分包商材料領用、使用情況做到有效監管，若分包進度結算報表分析統計的領用或調撥的主要材料與實際領用的材料出入較大（可根據自身需要設置偏差幅度）系統也將預警提示，此時項目部相關人員就要及時查明原因，是本月已完工未結算造成的，還是計劃超前（分包商庫存是否有），還是分包商有偷盜、浪費等非正常損耗現象發生。同樣的方法也可以借助系統匯總報表檢驗分析項目整體材料使用情況是否合理，采購計劃是否準確，便于及時發現問題，及時采取措施，防止問題擴大及時止損。

（3）材料核銷一鍵完成。在材料報表中我們可以根據企業自身管理水平設置主要材料的控制損耗率，也可以使用定額損耗率（系統自動生成），控制損耗率可在系統報表中添加，一般情況控制損耗率較定額損耗率小，材料的控制量=圖紙工程量×（1+控制損耗率），通過“三量”（領用量、控制量、實際使用量）對比分析可以直觀看出項目管控水平和分包商管理水平，通常情況應該是實際使用量≤控制量≤領用量，這些日常重復繁雜的統計、分析和計算工作全部由系統自動完成，生成管理者需要的報表或直觀圖形，為后續項目提供寶貴管理經驗，選擇更具有管理能力的分包商，大幅提高了工作效率。

（4）材料調差。大多數情況下，工期超過一年的施工項目合同都對主要材料調差做了約定，借助基礎數據庫報表可以自動生成經營需要的任何形式、任何要求數據報表，在項目綜合管理系統報表自帶模塊中設置自身需要的報表格式，只需要我們專業人員“完形填空”便可計算和統計出調整材料的數量、種類和調整價格，大幅節省工作時間。材料調整價格的確定：在篩選出來的主要材料報表中對應填入每月信息價或合同約定的調整均價（材料基準價在清單導入時已自動生成），在風險承擔范圍中選擇（5%、10%、……）或手動輸入合同約定比例，此時材料基準價和調差范圍就已確定，前面已闡述主要材料匯總表已按月統計工程量，因此材料數量也由系統自動生成，以往需要經營團隊協同工作且需耗費數月時間才能完成的工作，現在只有三步就完成，且數據的準確性有保障，系統高質高效完成任務。

4.5在工程結算中的應用及成效

結算分為階段結算和完工結算，階段結算在系統進度結算中已經實現（上文已闡述），只需根據監理、業主報表格式需要，對報表格式稍作修改就能打印輸出送審階段結算。完工結算可在引用最后一期進度款結算報表，在此基礎上輸入最終結算工程量和補錄尚未上報的合同新增費用（人工調差、變更、索賠），材料調差最終費用自動匯入結算報表，由此完工結算報表輕松完成，同時監理、業主、審計單位也可以借助管理系統報表進行結算審核，大幅度提高結算和審核效率，為及時辦結完工結算和審計工作節約大量的人力和物力，為企業早日收回保留金和回籠資金奠定堅實基礎，為企業切實降本增效。

5結束語：

企業高質量的核心數據可以使企業保持和提升競爭力，全面完整的反映企業生產經營的客觀情況，能充分發揮企業職能部門服務、指導、監督職能，為企業生產經營提供“一鍵式”決策、指導服務，而高質量的核心數據是基礎數據應用和演變的長期積累成果，項目綜合管理系統要實現從上至下、從下至上、上下貫通的高速高效，關鍵的要為基層員工減負增效，提高工作效率，基礎數據的持續開發和利用是實現基層員工減負增效的根本所在，是助力企業高質量發展的基石。